Que faut-il savoir sur les logiciels de visioconférence?

Même si les logiciels de visioconférence existent depuis plusieurs années, la pandémie mondiale liée à la COVID-19 a grandement accéléré leur utilisation. Avec les courriels et la messagerie instantanée, les logiciels de visioconférence (ou vidéoconférence) sont une option intéressante pour toutes sortes de rencontres à distance:  télétravail, cours en ligne,  mais aussi funérailles, procès, 5 à 7 amicaux, célébrations de Noël et autres festivités, rendez-vous médicaux, etc. Avec la tenue à distance de toutes ces activités, beaucoup de personnes ont dû se familiariser rapidement avec ces logiciels.

Les logiciels de visioconférence, qu’est-ce que c’est?

La visioconférence permet aux gens de se parler et de se voir en temps réel par l’intermédiaire d’un appareil électronique (tablette, téléphone intelligent ou ordinateur). Différents types de logiciels offrent la possibilité de faire des rencontres vidéos. Il peut s’agir de logiciels de messagerie instantanée (Messenger), de logiciels pour la communication et la collaboration (Microsoft Teams, Slack) ou de logiciels spécialisés en visioconférence (Zoom, Google Meet). 

La plupart des logiciels peuvent être utilisés directement en ligne ou à partir d’une application téléchargée sur son appareil.

Quel équipement faut-il avoir?

  1. Un ordinateur, une tablette ou un téléphone intelligent.
  2. Une bonne connexion à Internet (voir nos recommandations plus bas).
  3. Un microphone et une caméra (intégrés ou non à l’appareil). Généralement, les appareils portatifs sont munis d’une caméra et d’un microphone intégrés. Par contre, il est nécessaire de se procurer un microphone et une caméra externes pour certains ordinateurs de bureau. 
  4. L’accès à un logiciel de visioconférence en ligne. Dans certains cas, le logiciel doit être téléchargé sur votre appareil. Dans d’autres cas, il suffit de cliquer sur un lien afin de joindre une rencontre.

Les logiciels: connaître leurs particularités pour choisir celui qui convient à nos besoins

Les logiciels de visioconférence n’ont pas tous les mêmes fonctionnalités ni la même efficacité dépendamment des contextes. Bien que ce ne soit pas une règle, les logiciels Skype, WhatsApp, Messenger et Facetime sont surtout populaires chez les groupes familiaux et amicaux. Microsoft Teams et Google Meet sont principalement utilisés pour travailler en équipe, tandis que Zoom et Jitsi Meet servent plutôt aux réunions en grand groupe ou aux présentations. Petit tour d’horizon sur certaines des applications les plus connues au Québec.

Pour les groupes familiaux et amicaux

WhatsApp

WhatsApp est gratuit et facile à utiliser. C’est l’application de messagerie instantanée la plus utilisée au monde. C’est un logiciel pratique pour les discussions vidéos ou les appels audios en petit groupe. Il faut télécharger l’application ou le logiciel et créer un compte avec son numéro de téléphone.

Informations pratiques:

  • Disponibilité: Gratuit. Disponible sur ordinateur et téléphone intelligent.
  • Inscription: En fournissant son numéro de téléphone.
  • Nombre maximal de personnes: 8
  • Fonctionnalités supplémentaires: Clavardage, partage de fichiers.
  • Pour en savoir plus

Messenger

Messenger est gratuit et utilisé par un très grand nombre de personnes (il arrive en seconde place, après WhatsApp). Pour l’utiliser, on doit se créer un compte à partir de son numéro de téléphone ou de son adresse courriel. Notez qu’avec un compte Facebook, on a automatiquement accès à l’application Messenger.

Informations pratiques:

  • Disponibilité: Gratuit. Disponible sur ordinateur et téléphone intelligent.
  • Inscription: Par l’intermédiaire de son compte Facebook, ou en fournissant son numéro de téléphone.
  • Nombre maximal de personnes: 32
  • Fonctionnalités supplémentaires: Clavardage, partage de fichiers.
  • Pour en savoir plus

Facetime

Facetime est un service gratuit et très simple à utiliser. Par contre, l’appel doit être lancé par une personne qui détient un  produit Apple. 

Informations pratiques:

  • Disponibilité: Gratuit. Fonctionnent entre clients Apple (ordinateurs, tablettes et téléphones intelligents) ou avec d’autres personnes sans produit Apple grâce à une nouvelle fonctionnalité.
  • Inscription: Logiciel intégré aux appareils Apple.
  • Nombre maximal de personnes: 32
  • Fonctionnalités supplémentaires: Partage d’écran, écoute en simultané.
  • Pour en savoir plus

Skype

Ce produit est offert aux personnes ayant un compte Microsoft. Avec les options payantes, on peut aussi utiliser Skype pour faire des appels sur téléphones fixes ou mobiles, ce qui peut être une alternative aux services traditionnels de téléphonie (à condition, bien sûr, d’avoir une connexion Internet).

Informations pratiques:

  • Disponibilité: Option gratuite. Disponible sur ordinateur et téléphone intelligent.
  • Inscription: Par l’intermédiaire de son compte Microsoft.
  • Nombre maximal de personnes: 50
  • Fonctionnalités supplémentaires: Partage d’écran, clavardage, partage de fichiers, enregistrement de la rencontre.
  • Autre: Fonctionne dans tous les pays.
  • Pour en savoir plus

Pour le travail d’équipe

Google Meet

Google Meet est un produit récent et permet sensiblement les mêmes options que Zoom (voir plus bas). Il est accessible aux personnes détenant une adresse Google.

Informations pratiques (version gratuite):

  • Disponibilité: Client Google (détenir une adresse Gmail).
  • Inscription: En fournissant une adresse courriel (Gmail).
  • Durée limite des appels: 60 minutes.
  • Nombre maximal de personnes: 100
  • Fonctionnalités supplémentaires: Clavardage, tableau blanc, partage d’écran, enregistrement de la rencontre, sondage. 

Microsoft Teams

Ce produit de Microsoft est accessible à partir d’une adresse Outlook ou Hotmail. Avec ses options de partage de fichiers et de calendrier, ce logiciel est particulièrement utile pour le partage de fichier et le travail collaboratif.

Informations pratiques (version gratuite):

  • Disponibilité: Client Microsoft (détenir une adresse Microsoft).
  • Inscription: En fournissant une adresse courriel Microsoft.
  • Durée limite des appels: —
  • Nombre maximal de personnes: 1000
  • Fonctionnalités supplémentaires: Clavardage, partage de fichier, partage d’écran, possibilité d’intégrer d’autres outils.

Pour les conférences et présentations

Zoom

La populaire application Zoom permet de créer une rencontre rapidement en envoyant un lien aux participants et participantes. On peut aussi planifier une rencontre pour une date et une heure précise.

Informations pratiques (version gratuite):

  • Disponibilité: Disponible sur ordinateur et téléphone intelligent.
  • Inscription: En fournissant une adresse courriel.
  • Durée limite d’une rencontre: Illimité pour 2 personnes et 45 minutes pour 3 personnes et plus.
  • Nombre maximal de personnes: 100
  • Fonctionnalités supplémentaires: Partage d’écran, clavardage, partage de fichiers, tableau blanc interactif, enregistrement de la rencontre.
  • Pour en savoir plus

Jitsi Meet

Jitsi est une alternative française en logiciel libre ce qui signifie que son développement est collaboratif et, dans ce cas-ci, non commercial. Avec Jitsi, vous n’avez pas besoin de vous faire de compte pour lancer ou participer à une réunion.

Informations pratiques (version gratuite):

  • Disponibilité: Disponible sur ordinateur et téléphone intelligent.
  • Inscription: Pas d’inscription requise.
  • Durée limite d’une rencontre:
  • Nombre maximal de personnes: 100
  • Fonctionnalités supplémentaires: Partage d’écran, enregistrement de la rencontre.
  • Pour en savoir plus

Comment bien se préparer à une rencontre en visioconférence?

Pour mettre toutes les chances de son côté pour d’agréables rencontres virtuelles, voici quelques recommandations techniques ainsi que des conseils en matière d’étiquette et de sécurité.

Au niveau technique: optimisez votre connexion Internet

Les appels vidéos exigent une bonne connexion à Internet et une bonne  vitesse de chargement. Attention: ils peuvent consommer énormément de données cellulaires sur un téléphone intelligent. Voici quelques astuces pour optimiser la qualité de votre connexion:

  • Vérifiez votre vitesse de connexion (bande passante)

La vitesse de connexion se calcule en mégabits par seconde (Mb/s), une unité de mesure informatique qu’on peut comparer au km/h. Il est possible d’évaluer sa vitesse de connexion grâce à des outils en ligne. Ce qu’il faut connaître, c’est la vitesse de téléchargement et la vitesse de téléversement. Les recommandations quant aux vitesses de chargement varient selon les logiciels et selon la qualité de l’image vidéo recherchée. Par exemple, Zoom recommande un minimum de 800 kb/s (moins de 1 mb/s) en téléversement et 1 Mb/s en téléchargement pour une visioconférence de groupe de qualité de base. Pour un appel de groupe en HD, on recommande plutôt 3 mb/s tant en téléversement qu’en téléchargement. 

Si vous avez des questions concernant votre forfait et vos vitesses de chargement, n’hésitez pas à contacter votre fournisseur Internet.

  • Améliorez votre connexion sans fil (Wifi)

Pour améliorer votre connexion Wifi, le CRTC et WiredScore recommandent de limiter le nombre d’appareils connectés en même temps, de réduire la distance physique entre votre appareil et le modem, et, au besoin, de vous connecter au modem avec un câble.

  • Vérifiez votre matériel: microphone et caméra

Assurez-vous que le microphone et la caméra de votre appareil fonctionnent. Les écouteurs avec microphone intégré sont recommandés pour limiter les bruits environnants. 

N’oubliez pas de rester à une bonne distance de la caméra de façon à montrer votre visage en entier (et pas seulement un petit bout de menton!) et de couper votre micro si nécessaire (en mangeant, en s’adressant à quelqu’un dans la même pièce ou dans un environnement bruyant).

La couverture Internet

Pour participer à une visioconférence, il vous faut un appareil suffisamment performant, un réseau Internet… mais aussi, une bonne connexion! 

Au Québec, c’est moins de la moitié des régions rurales qui ont un accès à Internet haute vitesse (voir le cas particulier de la municipalité de Saint-Anicet). Avant de prendre la décision de changer de forfait ou de fournisseur Internet, assurez-vous que votre région possède les infrastructures nécessaires pour la haute vitesse (50 Mb/s en téléchargement et 10 Mb/s en téléversement)! Voici deux outils pour vous aiguiller:

Quoi faire et ne pas faire lors des rencontres virtuelles?

Évidemment, ça dépend des circonstances! Voici quelques recommandations générales qui valent pour la plupart des rencontres, tant formelles qu’informelles :

  • Couper son microphone et sa caméra lorsqu’ils ne sont pas nécessaires

Couper son microphone peut être utile dans les rencontres de groupes pour éviter la cacophonie!  C’est aussi utile pour éviter les problèmes de retour de son (effet Larsen ou “feedback” en anglais). Fermer sa caméra peut être utile dans le cas de problèmes de connexion. Par contre, fermer complètement sa caméra et son micro peut être mal vu. Prenez le temps d’en discuter avec les autres membres de la rencontre. 

  • Choisir un milieu adéquat

Pour vos rencontres, l’idéal est d’être dans un lieu confortable, bien éclairé et sans trop de bruits ambiants. Si votre environnement n’est pas favorable, les écouteurs et les arrière-plans virtuels peuvent être d’une grande utilité.

  • Assurer la fluidité des discussions

Puisqu’il y a un délai dans les rencontres en visioconférence, il peut être préférable d’attendre une seconde ou deux avant de prendre la parole, ce qui évite de couper la parole à son interlocuteur ou son interlocutrice.

  • Regarder la caméra

Même si cela peut être contre-intuitif, regarder la caméra de son appareil est ce qui se rapproche le plus d’un contact visuel direct avec les autres membres de la discussion!

La sécurité des visioconférences

Alors que la pandémie liée à la COVID-19 faisait de Zoom l’un des logiciels les plus populaires, l’entreprise a fait l’objet de nombreuses critiques relatives à la sécurité. Suite à cela, Radio-Canada proposait trois alternatives à ce logiciel, soit Signal, Jitsi Meet et Facetime. Notons que Zoom a ensuite amélioré la sécurité de son logiciel en permettant d’activer le chiffrement de bout en bout.

Quels sont les risques?

Il y a deux risques majeurs à l’utilisation de la visioconférence. Le premier touche à la sécurité du logiciel (chiffrement) et l’autre concerne l’utilisation de nos données (politique de confidentialité). Les failles de sécurité des logiciels nous exposent à l’intrusion de divers trouble-fêtes dans nos rencontres (comme dans le cas de Zoom). L’utilisation des données personnelles peut également poser problème. Pour faire un choix éclairé, il est recommandé de lire la politique de confidentialité des logiciels utilisés afin de savoir quelles sont les informations auxquelles vous consentez à donner accès, et à qui.

Recommandations

La Commission nationale de l’informatique et des libertés émet plusieurs recommandations quant à l’usage des logiciels de visioconférence. Voici les principales:

  • Télécharger les applications à partir de sites web reconnus.
  • Se renseigner sur la politique de confidentialité et l’usage fait des données personnelles.
  • Favoriser les logiciels proposant le chiffrement de bout en bout.
  • Lire les avis sur les logiciels.
  • Utiliser un réseau Wifi sécurisé.
  • Avoir un antivirus à jour sur son appareil.

Pour plus de conseils, voir également les applications de visioconférences recommandées par Test Achats.

Sources pour les recommandations de logiciels de visioconférence

Quelle solution de visioconférence pour quel usage? dans le journal Le Figaro

Quelles applications de vidéoconférence gratuites utiliser? dans le magazine web Les Numériques

Les meilleurs logiciels de visioconférence gratuits pour communiquer depuis la maison dans le journal Le Monde

Quels sont les meilleurs logiciels de visioconférence ? dans le magazine scientifique web Futura Science

Comparaison de 7 outils de vidéoconférence par l’agence de communication Standish

En enseignement, le Centre de ressources pédagogiques de la Fédération Wallonie-Bruxelles propose la ressource Je dois utiliser un logiciel de vidéoconférence, lequel choisir?

Visioconférence, les bonnes pratiques dans Culture Laurentides

Visioconférence: 14 règles d’étiquette à suivre sur zoom dans le magazine Sélection

Pour aller plus loin

Pour en savoir plus sur les notions de base en matière de connexion Internet et comment évaluer sa connexion internet ?

Pour s’informer davantage sur les risques de sécurité des logiciels de visioconférence, un article du Centre national de recherche scientifique (CNRS) en France présente la visioconférence comme le 14e défi de la cybersécurité ?

Pour les gens plus “connectés” et soucieux d’utiliser des logiciels spécialement sécurisés, Discord et Crewdle (une option québécoise) sont des logiciels avec option gratuite qui pourraient être intéressants. Pour en savoir plus sur les avantages de Discord et sur ceux de Crewdle.

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